Нюансы WMS системы (управление складом)

«Внедрение ERP-системы – не избавление от проблем, а их систематизация» /Народная мудрость/
«Если на складе есть проблемы в организации работ – внедрение WMS-системы возведет их в квадрат» /Народная мудрость/
Вместо предисловия: В первую очередь я хочу уточнить свою позицию: я ни в коей мере не являюсь принципиальным противником автоматизации складов, и считаю, что необходимым условием успешной работы склада является организация качественного и надежного документооборота на складе.

Но я хочу все-таки попытаться по возможности развенчать весьма распространенный миф, что внедрение мощной WMS системы автоматически позволит навести на складе порядок, решить все проблемы с задержками приема поставок, расстановки и отбора товара, своевременной отгрузки. Получается идеология своеобразного «черного ящика» – загружаем в ящик WMS-систему, а на выходе – своевременно отгруженные заказы, снижение складских потерь и т.д. Не бывает. Между этими двумя событиями – неимоверный объем работы и дистанция огромного размера. И далеко не всегда успех.

Нам нужна учетная система или система управления складом?

Вопрос – не риторический, и абсолютно без ехидного подтекста. Представим себе, что мы сейчас находимся на стадии принятия решения, и выбираем программный продукт. Какие варианты у нас есть?

1. Классическая учетная система. «Бухгалтерская» исходная модель, назначение – «реализация контрольных функций за состоянием товарных запасов». Функциональность: прием и отпуск товара на складе (поддержка документооборота), подготовка отчетов о движении товаров по складу, инвентаризация товарных остатков. Разумный минимум.
2. Система – «локатор». Назначение – обеспечение функционирования учетной системы и выработка рекомендаций по приему, размещению, комплектованию, отгрузке товара со склада Функциональность – размещение, комплектование, отгрузка товаров с использованием технологии адресного хранения.
   
   В сущности (прошу прощения у специалистов за столь смелые упрощения) – добавлена ячеистая структура склада (код аналитического учета – адрес ячейки хранения) и доработан пользовательский интерфейс: добавлены связанные с ячеистой структурой функции: отслеживание перемещений грузов между ячейками хранения (появляются документы на перемещение товара между местами хранения внутри склада), разделение ячеек по типам (например, резервное хранение, отбор, спецхранение), можно прописать определенные ограничения на ячейки по размерам и весу товара).
   
   Возможность оптимизировать работу склада ограничена исходной «бухгалтерской» моделью. Принятие решения и выбор способа действий сохраняется за персоналом. Автоматизация функций управления складом носит принципиально фрагментарный характер.
   
   
3. Система управления складом (WMS): класс «управления работами». Назначение – обеспечение функциональности учетной системы и эффективное управление технологическими процессами и ресурсами склада. Функциональность: входящая, исходящая и внутрискладская логистика (управление работами на основе нарядов).

Часть из многочисленных задач, которые поддерживает WMS:

• Планирование задач (в т.ч. последовательность их выполнения)
• Выдача заданий исполнителям (исходя из их способности выполнить задание, в систему необходимо прописать роли сотрудников, право работать в определенной зоне склада и с определенной техникой)
• Контроль исполнения заданий

Данный класс продуктов является наиболее мощным и позволяет наиболее эффективно распоряжаться складским ресурсом соответвтующей мощности. Но и требования к работнику, экпслуатирующему данный продукт, соответственно возрастают. Аналогично управлению автомобиля: водитель, который управляет «жигулями», без соответствующей дополнительной подготовки и тренировок не справится с управлением мощным спорткаром (в лучшем случае – скорость передвижения останется прежней).

Принцип «разумной достаточности»

Вот цитата из рекламного предложения одного из поставщиков WMS-системы (не спорю, система мощная и я лично ничего против нее не имею):

«В результате внедрения продукта будет достигнуто:

• Повышение оборачиваемости склада
• Снижение потерь от сроков годности
• Повышение эффективности работы персонала
• Рост качества обслуживания.»

Согласен по каждому пункту. Но мои два вопроса:

1. Можно ли утверждать, что без внедрения WMS мы не достигнем успеха в этих направлениях?
2. Можно ли утверждать, что внедрение WMSгарантированно обеспечит успех в этих направлениях?

Я бы переозвучил рекламу следующим образом: ЕСЛИ на вашем складе уже реализована политика четкого прописания бизнес-процессов, определены зоны ответственности и обязанности каждого работника, налажен документооборот, и уровень подготовки персонала – достаточно высокий, WMS позволит вам улучшить результаты по всем указанным пунктам, и по всем не указанным тоже.

В противном случае средства, потраченные на покупку и внедрение программного продукта – будут израсходованы с достаточно низкой эффективностью.

Итого – пытаюсь сформулировать первый тезис: одним из самых важных критериев при принятии решения должен стать критерий – ваша способность справиться с эксплуатацией данного программного продукта. Прочие критерии – выходят за рамки данной статьи, они и так активно обсуждаются как на собраниях руководства компании, так и при встречах с поставщиками программного продукта.

Я ни в коей мере не настаиваю, что решением по этому критерию является решение «не берем». Результатом является следующее решение:

1. Берем, этот продукт нам нужен, и наш уровень организации работ позволяет эффективно использовать данный продукт
   или
2. Не берем, потому что мы не нуждаемся в столь эффективном продукте. Нам достаточно более простой «коробочной» системы (к «коробочным» решениям мы еще вернемся), и с учетом нашей организации работ это коробочное решение удовлетворит наши потребности на обозримое время
   или
3. • 3а. Берем, наши темпы развития (и уровень конкуренции в отрасли) привели к тому, что без данного продукта мы потеряем некоторое конкурентное преимущество
     и
   • 3б. Поскольку уровень организации процессов в компании «далек от идеала», а уровень подготовки персонала соответствует уровню организации (тоже печальный), мы должны срочно провести ряд мероприятий, направленных на наведение порядка в компании и повышения уровня подготовки персонала.

А если навести порядок не получится – даже подумать о «покупке» ключевых специалистов для новой команды. И провести эту работу как можно раньше, чтобы не автоматизировать тот (удалено самоцензурой автора), что творится на складе (и вокруг него: слишком часто проблемы склада растут не изнутри этого бизнес-подразделения).

Учетная система как необходимое и достаточное условие нормального документооборота на складе.

Преимущество учетной системы – простота внедрения и вполне достаточная функциональность для реализации контроля товарных запасов. Функциональность (с точки зрения управления складскими процессами) – минимальная, но принцип «разумной достаточности» выполнен.

Первый шаг (напоминаю – автор только излагает свою точку зрения, и не настаивает на том, что она единственно возможная) в оптимизации работ на складе – наведение порядка в учете и обороте документов.

Естественный союзник склада в этом процессе – бухгалтерия. Практически всегда включение в зону ответственности склада таких операций, как проведение в учетной системе приходных и расходных документов (создание и контроль проведения документов продолжают оставаться вне склада) экономит массу рабочего времени персонала, ранее занятого «разруливанием» разнообразных несоответствий в разных версиях печатных документов (а также сверками и поиском пропавших бумажек, «переданных на склад» и «переданных в бухгалтерию»). Причем – если склад находится в одном здании с офисом, это не гарантирует от потери накладной на отбор при перемещении пачки документов между этажами.

Для выполнения этой программы достаточно организовать на склад несколько (точнее, сколько необходимо) точек терминального доступа и сформировать так называемую «группу складского учета». Тогда, например, можно получить следующие весьма не лишние преимущества:

• оперативное проведение приходных и расходных документов (при условии их оперативного создания)
• при партионном учете – корректное списание с остатков товара соответствующей партии
• возможность синхронизировать последовательность отбора товара и проведения расходных документов
• оперативная выборочная инвентаризация
• оперативный контроль состояния заказов и прочих поставленных перед складом заданий

И так далее. Естественный результат – уменьшение трудозатрат на документооборот, и улучшение качества учета.

Для достаточно большого количества складов (размера ниже среднего по площади), с небольшим (по крайней мере, до 1000 наименований удержать можно) ассортиментом терминальный доступ в нормально настроенную по правам доступа учетную систему позволяет решить основные задачи и создать необходимое условие для производительной работы.

Кстати, относительно прав доступа – два основных условия: право проведения документов только у работников группы складского учета (которые входят в список материально ответственных лиц) и перепроведение документов задним числом не практикуется.

И последнее – учетные системы могут быть расширены по функционалу с помощью приложений, выполняющих функцию локатора (то есть ячеистую структуру склада реализовать возможно, пусть и с какими-то ограничениями), работающих с местами груза (учет отправок). Естественно, работа со штрих-кодами товара тоже может быть организована

Коробочное решение системы управления складом

«Коробочное решение» – костюм из магазина готовой одежды.

И в очередной раз прошу прощения у поставщиков ПО… Если учетной системы уже недостаточно – я все-таки предлагаю проверить рынок готового ПО и поискать продукт, созданный под некоторые широко распространенные бизнес-процессы и пригодный к оперативной адаптации под требования компании-заказчика.

«Коробочное решение» – подразумевает, что в алгоритм работы уже включен определенный стандартный бизнес-процесс. Максимальная эффективность внедрения достигается при параллельном внедрении в компании этого бизнес-процесса. В сущности, процесс внедрения в этом случае сводится к доработке программного продукта под требования компании – заказчика, с некоторой оптимизацией существующих бизнес-процессов под возможности нового продукта. То есть, по аналогии с магазином готовой одежды – я ищу уже сшитый костюм, который достаточно подходит моей фигуре, и нуждается в сравнительно небольшой подгонке.

Аналогично с ПО – предложений все больше, мы же ищем такое решение, которое уже достаточно близко к процессам, происходящим на складе (точнее, в компании) и может быть использовано с достаточно простыми перенастройками программы или с изменениями операционных процедур компании. В качестве критерия выбора можно предложить следующее правило – если предлагаемое коробочное решение покрывает больше, чем 70% требуемого функционала, а особенности компании могут быть учтены в модульной доработке, не затрагивающей основ продукта – есть смысл продолжить анализ предложения.

У коробочного решения – очень существенные преимущества, вот только некоторые из них:

• Готовая методология (!)
• Опыт клиентской базы
• Сроки и стоимость внедрения – сравнительно небольшие
• Своевременные обновления
• Hot-line поддержка

Так что, в принципе, если особых изъянов фигуры нет – костюм будет вполне прилично сидеть. То есть, если заказчик готов частично изменить свои бизнес-процессы по прилагаемому образцу (замечательная книжка под названием «инструкция пользователя» – только дочитать до конца) – продукт наверняка будет успешно внедрен.

Естественно, коробочные решения не могут считаться полноценным продуктом класса WMS. Это скорее «локатор»-рекомендации (при условии корректного наполнения информацией справочников базы) генерируются, а решение принимает пользователь. Но при наличии квалифицированного персонала в уже упомянутой группе складского учета – те рекомендации, которые выдает система, вполне достаточны для эффективной работы склада. Если они, конечно, выполняются работниками склада.

WMS - костюм из ателье индпошива.

В принципе, насколько позволял объем статьи, я постарался обратить внимание читателей на возможные альтернативы покупке мощного программного продукта. Что можно сказать относительно полноценных WMS систем? Это действительно продукт потрясающей мощности, практически не имеющий ограничений по функционалу. Но хочу обратить внимание на следующий факт: на момент подписания договора о внедрении подобного ПО, вы покупаете не существующий продукт, а услугу по его созданию «под вас» с помощью определенного мощного инструмента.

Данный продукт предназначен для автоматизации всех процессов, происходящих на складе конкретной компании с полным учетом всей специфики процедур. Значит, необходимо полностью провести «инвентаризацию» всех проводимых работ, и полученный алгоритм – формализовать в программе. Пресловутое «техзадание»…

А вот составить корректное техзадание – это подвиг. В техзадании должен быть полностью описан алгоритм работы каждой операции, со всеми возможными «вилками». «Все несказанное будет использовано против вас»! Вот один пример, простейшая операция приема монопаллеты:

• «В случае обнаружения оператором поврежденной паллеты (паллеты с поврежденной упаковкой) он должен откорректировать данные о количестве упаковок (при наличии этикетки и данных о паллете в учетной системе)».

Вопрос – а если в учетной системе нет данных о этой паллете???

Качественно составленное техзадание должно иметь определенную «эластичность» и подразумевать вмешательство работника в управление процессом, если происходит нештатная ситуация (любая, перечень возможных сбоев в процессе может затянуть на несколько страниц, включая внутритарную недостачу, изменение расфасовки продукции в ящике и количества ящиков на поддоне, и прочая…).

Естественно, появляется соблазн «передрать» процессы по какому-то образцу. Но двух абсолютно похожих компаний нет! При «перекраивании» образца под себя можно потерять важную мелочь, и получить очень даже проблемный результат. А внедрять продукт столь высокого класса, чтобы в результате получить дорогостоящую «коробочную версию» – обидно. «Костюмчик не сидит…» – у модели, на которую его изначально шили, рост другой, и талия постройнее. И не надо заниматься самообманом – похудеть не получится.

И еще важный момент – допустим, да, на складе сейчас есть проблемы, и до оптимальной работы еще далеко. Но склад работает, зачастую – за счет того, что персонал интуитивно находит в имеющемся «болоте» неформализованных процедур какую-то «тропинку», позволяющую пронести некоторое количество товара от приема до отгрузки. «Волюнтаристское» внедрение WMS закроет персоналу эти лазейки, и работа склада остановится. Действия работника могут быть просто заблокированы системой.

Вместо послесловия

Если после прочтения этой статьи у Вас сложилось впечатление, что я призываю не тратить деньги на дорогостоящее ПО – это не совсем так. Как моя квалификация, так и размер журнальной статьи не позволяет раскрыть все недостатки и преимущества программных продуктов, представленных на рынке. Но мой главный тезис – не покупайте то, без чего вы в состоянии обойтись, и то, с чем можете не совладать!

А если решение принято, с учетом всех факторов риска и без самообмана «вперед, а там разберемся» – искренне рад, вы ставите перед собой высокую цель, и в случае успеха – получите замечательный и мощный инструмент. Только надо постараться, обращая внимание абсолютно на все, даже самые мелкие вопросы, от тщательной проработки бизнес-процессов до проработки форм документов. 

Автор: 

	Виктор Барановский– бизнес-тренер. Член авторского коллектива издания «Логистика от А до Я». Автор методик расчета потребности в складских мощностях и проектирования складских систем; расчета нормативов на выполнение складских операций и расчета потребности в персонале; оптимизации затрат на доставку продукции и системы построения маршрутов доставки.  Имеет 19-летний опыт работы в сфере логистики