Готовимся к переезду склада

Радостное событие – компания построила (купила, арендовала) новое, более просторное и удобное помещение для склада. Распланированы рабочие зоны, закуплено дополнительное оборудование, техника. Словом, теперь все будет прекрасно!

Осталось только переехать – вместе со всем товаром, имеющимися стеллажами, техникой и людьми. Причем – не останавливая на длительный срок отгрузку, ведь время для компании стоит денег. И, конечно же, не растеряв и не испортив по пути товар. Задача, согласитесь, не из простых, но практически каждому логисту время от времени ее приходится решать. Причем, всякий раз по-новому.

Каждый переезд – это стресс. Недаром в народе его сравнивают с пожаром. Тем более, переезд такого большого и сложного хозяйства, как склад. И чтобы сделать его более-менее управляемым, нужно заранее разработать как можно более подробную программу действий.

Одним из первых и самых важных ее пунктов должен стать план размещения товаров на новом месте – где что будет размещено. Естественно, при его составлении надо учитывать, какое оборудование забирается с собой, а какое будет докуплено. Идеальный вариант – полное оснащение склада новым оборудованием, то есть переезжаем в помещение большей площади, большей высоты складирования. Тогда переезжать гораздо легче, не нужно параллельно с перевозкой товара проводить освобождение от товара-демонтаж-перевозку-монтаж оборудования. Но в реальной жизни вряд ли кто-то старые стеллажи просто выбросит. Так что обязательно нужно предусмотреть, как и в каком порядке их лучше перевозить.

Исходя из этого, начинаем разбираться, кто что будет делать и за что отвечать – распределяем зоны ответственности. В любом случае переезд – это движение муравейника, множество разнообразных потоков. Кто-то переправляет товар, кто-то – оборудование, кто-то пакует груз на старом складе, кто-то на новом принимает, кто-то контролирует перевозку, а еще кто-то занимается вспомогательными работами (уборка, перевозка мебели из кабинетов, раздевалок и т.д.). За каждое действие назначается ответственный – из числа старших кладовщиков, начальников смен, т.е. людей, в рабочие обязанности которых входит принятие решений и руководство персоналом склада.

Важно также взвешенно подойти к выбору даты переезда. Причем вопрос этот решается не внутри склада, а на уровне руководителей подразделений компании, исходя из того, какие намечаются календарные темпы отгрузок. Лучше выбрать как можно более спокойный период, чтобы переезд не сопровождался большим количеством текущих работ. Да еще по возможности к этому времени сократить закупку и максимально разгрузить склад в сторону клиентов и на склады филиалов (если они есть). Здесь, понятно, не обойтись без помощи финансового, торгового и закупочного департаментов.

Отдельно стоит позаботиться об информационном обеспечении: в команду переезда обязательно должен входить специалист IT-отдела, который отвечает за коммуникации, т.е. за то, чтобы вовремя были перевезены и подключены на новом месте все компьютеры, работали все программы.

Далее устанавливаем очередность работ, чтобы, не завершив один этап, к следующему, по возможности, не переходить. Точно предусмотреть, сколько уйдет времени на каждое действие, к сожалению, практически невозможно, но нужно хотя бы установить «вилку» – успеть с такого-то дня или часа по такой-то.

В идеале спланированный переезд по времени можно приравнять к крупнооптовой отгрузке абсолютно всего, что есть в складе. Если скорость отбора оптовых партий известна, несложно просчитать также, на какой период придется остановить отгрузку заказов клиентам. В этом плане – сколько складов, столько и вариантов развития событий – в зависимости от объемов запаса, ассортимента, наличия ресурсов и т.д. Но чаще всего удается уложиться в 1–2 дня, за которые работники склада упакуют и приготовят к отправке недельную норму отгрузки.

Сделать это сложно, но возможно, поскольку перевозить товар предстоит большими порциями и по упрощенной процедуре (принимать товар на новом складе будет свой персонал). Можно отбирать минимально трудозатратными складскими единицами хранения (в идеале – паллетами, хотя бы упаковками), но успеть просто необходимо, потому что, как правило, никто не позволит остановить склад на все время переезда – слишком велики будут потери от недопродаж. Поэтому главная задача – как можно скорее начать отгрузку заказов на новом месте. А чтобы сделать это, нужно учитывать стандартное правило управления запасами, которое в упрощенном варианте можно трактовать примерно так: если на складе будет лежать запас продукции под среднюю недельную отгрузку, вероятность того, что в первый день какого-то товара не окажется и придется вычеркивать строки из заказов – минимальна, не более 1–2%.

Как правило, в первую очередь перевозятся оверстоки – они особо не нужны ни в старом складе, ни в новом, и лучше их убрать, чтобы «не путались под ногами». Если перевезти избыточный запас можно до старта переезда – даже лучше. А потом уже приступаем к переправке запаса продукции на первую неделю. Он сразу идет в новую зону отбора, и тогда мы в будем в состоянии начать отгрузку на новом складе в самый короткий срок. Возникает ситуация неустойчивого равновесия: на старом складе зона отбора еще «не умерла», из нее еще может быть произведена какая-то VIP-отгрузка, но основная масса заказов собирается, пакуется и отправляется к клиентам с нового.

А далее главное – поспевать за развитием событий. В идеале, на следующий день перевозится запас на вторую неделю отгрузок и восполняется запас товара после проведенных с нового склада первых отгрузок. Т.е. надо постоянно контролировать статистику отгрузок и складской запас на новом складе, постоянно пополнять запас товара, остаток по которому снижается до «опасного» уровня. И параллельно перевозить остальные грузы. Задача на день формулируется примерно так: товары 1, 2 и 3 – обязательно, а остальное – что успеете упаковать и что поместится в машины.

И так постепенно все из старого склада «вытягиваем». Насколько быстро – во многом зависит от ресурсов. Очень важно, чтобы на это время никто из сотрудников не заболел (я не имею в виду действительно заболевшего сотрудника, о проблеме больничных листов на складе и «эпидемиях» в пиковую отгрузку, особенно если есть проблемы с системой мотивации персонала – лучше поговорить отдельно) не ушел в отпуск, потому что каждая пара рук – не вес золота. Нагрузка на людей будет значительно больше обычной, и нужно, конечно, предусмотреть повышенную оплату. А вот брать на этот период каких-то временных рабочих не стоит – не имея опыта, они будут больше мешать, чем помогать. Поскольку новый склад, как правило, лучше оборудован, на погрузку-разгрузку неквалифицированный персонал не очень-то и нужен. А на прием уж никак не поставишь новичка. Его можно использовать на каких-то вспомогательных работах, но доля таких работ невелика, а проблема контроля за временным персоналом – достаточно острая.

Дополнительные сотрудники нужны только в том случае, когда приходится перевозить еще и оборудование – именно для его демонтажа и монтажа на новом месте. Для этого лучше всего, конечно, постараться нанять специалистов из компании, поставляющей стеллажи, но их работой все равно должен руководить кто-то из «комсостава» склада. Задача тогда еще больше усложняется – фактически одновременно работают две бригады: одна снимает и упаковывает товары, другая разбирает стеллажи. Потом это все двумя разными видами транспорта отправляется на новое место. Потребуется, например, 20-тонник для перевозки стеллажей и 5-тонник – для товара. И все время между складами идут два параллельных потока.

А в новом помещении, по теории, тот, кто отвечает за размещение товара в зоне отбора, должен успевать контролировать еще и установку стеллажей. Бригада монтажников в соответствии с графиком должна их пока хотя бы «набрасывать» – только первый ярус, возможно, даже без пришивки к полу (если позволяют условия), но так, чтобы можно было как-то разместиться. Хотя в данном случае можно выиграть за счет того, что новый склад обычно больше по площади, стеллажей там тоже больше, и какая-то их часть подготовлена заранее. Благодаря этому ситуация становится не столь напряженной.

Но все равно понадобится какое-то время, чтобы на новом месте привести все в порядок. Даже когда из старого помещения все вывезено, нельзя сказать, что переезд завершен – предстоит еще разместить все по своим местам. Поскольку адресная система должна быть прописана заранее, доставленные грузы по возможности сразу размещаются в определенном порядке. Но поскольку все происходит очень быстро, 100% гарантии, что нужный товар окажется по указанному «адресу», нет.

Чтобы точно знать, что все перевезено и ничего не потеряно по дороге, все перемещения лучше оформлять документально. На каждую машину готовится транспортная накладная, аналогичная накладной на внутреннее перемещение, в которой указываются все товары. Тогда в случае возникновения вопросов легко установить, что, когда и вместе с чем перевозилось, кто сдавал/отправлял и кто принимал. А уж если приняли, то остается только найти, куда «пристроили».

В моей практике был случай, когда при переезде шесть поддонов качественной продукции в спешке при размещении на новом складе поставили в зону брака, а потом три недели их искали. Помогло то, что по документам установили точно: было отгружено со старого склада в определенный день, принималось вместе с таким-то товаром. Значит, не забыли и не потеряли, надо искать. Склад был достаточно большой и загруженный товаром, потому искали долго (зону брака упорно обходили при всех инвентаризациях, сработала инерция мышления).

В идеале, конечно, хорошо бы сразу после переезда сделать инвентаризацию и проверить, что оказалось не на своем месте и какие в действительности остатки. Но в реальности это не всегда возможно – не позволяет ресурс. Кроме того, что люди несколько дней работали с повышенной нагрузкой, они испытывают стресс еще и из-за того, что на новом месте изменяются условия – и рабочие, и бытовые. Даже если условия изменены в лучшую сторону – все равно «зона комфорта» разрушена и нужно какое-то время на психологическую адаптацию. А ведь надо еще наверстывать отложенные на время переезда отгрузки! Поэтому стрессовая ситуация растягивается как минимум на месяц, в который производительность труда сотрудников заметно ниже обычной, а качество отгрузки нередко «хромает».

Но продавать все равно надо. И надо как можно быстрее приучить персонал работать на новой территории и в новых условиях. Для людей меняется очень многое, и им нужно время, чтобы привыкнуть даже просто к другому расположению объектов – не только стеллажей с тем или иным товаром, но и раздевалки, пр. Нередко они пытаются хоть в чем-то восстановить свою зону комфорта, а потому упорно держатся за старые привычки и традиции.

К примеру, на старом складе было мало места, и товар сваливали, как попало – значит, в новом эта традиция будет продолжаться. И нужно приложить усилия, чтобы приучить людей, что теперь площадей достаточно, все должно лежать в определенном порядке, каждая вещь – на своем месте. И к старому возврата не будет. Переезд всегда связан с определенным сопротивлением персонала, который настаивает на том, чтобы по-прежнему лазить по стеллажам на третий ярус, бросать товар где попало, сваливать несколько артикулов в одну ячейку и т.п. Это все будет делаться по привычке еще как минимум три недели (стандартное время на вырабатывание новых привычек). И только после этого можно сказать, что переезд успешно завершен и склад может нормально работать на новом месте.

Хотя самый важный признак удачного переезда – что отгрузка из нового помещения пошла в полном объеме и в заранее согласованный день. По крайней мере, деньги компании работают, а остальное будет решаться со временем. Если отгрузка вовремя не пошла – можно спросить у финансового директора, сколько стоит фирме каждый упущенный день продаж (лучше не спрашивать).

Варианты и нюансы.

Конечно, такое великое событие как переезд склада, невозможно описать во всех подробностях в короткой статье. Тем более что склады бывают очень разные не только по объемам и товарному ассортименту, но и по организации, и по штатному расписанию.

К примеру, очень важный вопрос, кто должен составлять графики отгрузки и загрузки товара при переезде. В идеале это делает заведующий складом. Но для этого нужно, чтобы он разбирался в управлении товарными запасами. На практике, к сожалению, такие знания и навыки есть не у каждого завскладом. Значит, ему необходимо выделить помощника – так сказать, начальника штаба переезда, который в состоянии проанализировать статистику по отгрузкам и расставить приоритеты, какие товары должны прежде всего оказаться под рукой на новом месте. Это может быть сотрудник отдела продаж, закупок или любого другого – все равно. Главное, чтобы он умел работать с данными статистики и был достаточно энергичен.

Сейчас на некоторых предприятиях появляется такая штатная единица, как «руководитель аналитического отдела департамента логистики». Это работа именно для него: собрать и проанализировать все данные, чтобы понять, что в какой очередности и в какие сроки перевозить, чтобы перерыв в отгрузках был как можно меньше. Он же может предложить варианты, каким образом разгрузить склад ко времени переезда, какие приходы можно отсрочить, какие заказы отгрузить клиентам заранее, какие запасы отправить на склады филиалов и т.п. Компаниям, у которых аналитика в штате нет, придется подумать, между кем распределить все эти обязанности. Они, может быть, не такие уж сложные, но требуют много времени.

К «нюансам» можно отнести и предупреждение, которое также вынесено из практического опыта: в период переезда ни в коем случае нельзя экономить на транспортной службе. Склад работает в условиях цейтнота. Если попытаться в это время экономить на машинах, можно сорвать график доставки товаров и оборудования. Тогда процесс переезда затянется, а это выльется в огромные убытки от недопродаж, штрафные санкции за несдачу старого помещения в срок и т.п. Потребность в транспорте просчитывается заранее, исходя из темпов загрузки и выгрузки. И машины должны подаваться в нужном объеме и вовремя, а транспортные затраты отходят на второй план – из-за срыва графиков потеряем больше.

В некоторых компаниях остановить работу склада (прием-отгрузку) нельзя даже на день. В таких случаях переезжать еще сложнее, но в принципе, в приведенной выше схеме ничего не меняется – просто в какой-то момент заканчивается прием товара в старом помещении и начинается в новом. Если при этом отдел приема и отгрузки выделен в самостоятельное подразделение (такое сейчас часто встречается), он переезжает своим потоком в тот момент, когда на новом месте уже создан недельный запас продукции.

Скорее всего, прибывшие грузы в этот период будут задерживаться в зоне приема, возможно, даже придется временно увеличить ее площадь. Но это все же лучше, чем одновременно заниматься размещением товаров, привезенных со старого склада, и вновь прибывших. Удобнее продлить срок сдачи продукции на склад хранения, разработать взаимовыгодный график и делать все постепенно – когда для этого есть время и свободные рабочие руки.

Нельзя обойти вниманием и вопрос автоматизации. Казалось бы, наличие WMS могло бы значительно облегчить процесс переезда. Но это так только в случае, если на старом и новом складе будут приблизительно одинаковые системы – что, согласитесь, маловероятно (слишком много надо иметь лишних денег, чтобы позволить себе такую роскошь). А переезжать из неавтоматизированного склада в автоматизированный – это практически гарантированный провал.

По сути, внедрение системы автоматизации на складе – не меньший, если не больший стресс для персонала, чем переезд. Ведь меняются практически все процессы, нужно осваивать новые инструменты и методики работы, вырабатывать новые привычки. Но то же самое происходит и во время переезда. И если эти два события совместить, склад получит не две проблемы, а проблему в квадрате! Решить ее в короткие сроки практически нереально.

Когда люди только еще пытаются привыкнуть к новому расположению товара, стеллажам, технике (выполняя, заметьте, двойной, если не тройной по сравнению с обычным объем работы!), учить их еще и со сканером обращаться – безнадежно! По крайней мере, на это уйдет отнюдь не 2–3 дня, перерыв в отгрузках будет значительно больше, а качество их еще долго не выйдет на заданный уровень. Компаниям, которые торжественно рапортуют, что переезжают в новый автоматизированный склад, на самом деле можно только посочувствовать.

Человеческий фактор

Нетрудно заметить, что во всем, что касается переезда, чрезвычайно велика роль персонала. Причем не только руководящего состава – от линейных сотрудников также очень многое зависит. Их положительный настрой, готовность работать в более напряженном режиме – важнейшие условия успеха. И этот положительный настрой также сам по себе вряд ли возникнет, даже если людям посулить за эти дни двойную оплату.

Конечно, главная ответственность лежит на заведующем складом. Но даже если это человек опытный, имеющий в послужном списке несколько переездов, всех нюансов и особенностей он один предусмотреть не сможет. Каждый раз все получается по-другому, даже в одной и той же компании. Меняется учетная система, ассортимент, оборудование, площади, объемы хранения. И люди в основном меняются, ведь склад, слава Богу, не каждый месяц переезжает. Поэтому важно подключать к процессу как можно больше сотрудников – ответственных, думающих, понимающих. А главное – исполненных желания как можно скорее оказаться в новом складе и наладить там нормальную работу.

Однако если в старом помещении работа хорошо организована, люди, как правило, не очень хотят переезжать, ведь для них ломается зона комфорта, и они не уверены, что на новом месте будет лучше. Их еще нужно в этом убедить, и это тоже важная составляющая подготовки к переезду. Необходимо заранее описать (а лучше – показать) людям новое помещение, обратив внимание на его преимущества: новое оборудование, улучшенные бытовые условия (отопление, вентиляция, душ, раздевалка и пр.). Чтобы сотрудники стремились скорее попасть в новое здание и делали все для того, чтобы помогать, а не мешать переезду.

И уж наверняка надо вывезти в новое помещение младший руководящий состав склада – начальников групп и смен. Причем им следует не только описать преимущества помещения, но и предложить поучаствовать в его планировке: где будут расположены рабочие зоны, оборудование, как направить потоки и т.п. Скорее всего, у завскладом к этому времени уже есть свое решение, но его нужно обсудить с подчиненными. И не факт, что в ходе этого обсуждения не выявятся какие-то ошибки или просчеты.

Да и само по себе вовлечение людей в процесс планирования нового склада и переезда рождает у них чувство причастности – они будут считать это своим делом, будут стремиться как можно скорее и лучше реализовать свои планы. А значит, станут не просто выполнять распоряжения начальства, но и помогут вспомнить, сделать, проконтролировать множество важных «мелочей» – каждый в меру своей квалификации. И этот положительный настрой и энтузиазм людей в данной ситуации чрезвычайно важен. (www.ukrlogist. com) 

Автор: 

	Виктор Барановский– бизнес-тренер. Член авторского коллектива издания «Логистика от А до Я». Автор методик расчета потребности в складских мощностях и проектирования складских систем; расчета нормативов на выполнение складских операций и расчета потребности в персонале; оптимизации затрат на доставку продукции и системы построения маршрутов доставки.  Имеет 19-летний опыт работы в сфере логистики