Как выбрать конференц-зал?

Мероприятия с большим количеством человек всегда требуют наличия оборудованного конференц-зала. Подобное помещение поможет решить проблемы с оборудованием, пространством и техникой. Сейчас стало модно брать такие помещения в аренду, поскольку таким образом можно сэкономить время и средства.

Для чего нужен конференц-зал?

Различные презентации, встречи, семинары и деловые переговоры успешнее пройдут в соответствующей обстановке. Современные офисы из-за ограниченного пространства не всегда обладают нужными помещениями либо переговорные комнаты малы по размеру и не имеют качественного мультимедийного оборудования. Конференц-зал поможет решить эти проблемы. Обычно он используется для:

• проведения мероприятий и встреч с клиентами и партнерами, зачастую международными. В этом случае очень важно произвести благоприятное впечатление, со вкусом оборудованное помещение в этом поможет;

• проведения обучающих семинаров. В подобных случаях очень важно иметь большой экран, с которого легко увидеть всю обучающую информацию. Поэтому здесь не обойтись без качественного проектора. Если аудитория слушателей большая, помещение также должно быть достаточно вместительным;

• для деловых переговоров. Здесь многое зависит от обстановки и стиля помещения - со вкусом оформленный зал позволит произвести благоприятное впечатление на будущих партнеров или клиентов;

• для развлекательных торжеств. Но в этом качестве конференц-залы используются реже, проще арендовать банкетное заведение.

Как выбрать?

Грамотный выбор конференц-зала позволит избежать массу проблем. Чтобы арендовать действительно подходящее помещение, нужно определиться с рядом вопросов:

• цель проводимого мероприятия;

• количество человек;

• где помещение находится.

Сначала следует определиться с количеством участников. Для 10-15 человек достаточно арендовать небольшой зал. Если же людей будет более 50, стоит позаботиться о более просторном помещении. Масштабные мероприятия и презентации обычно проводятся в крупных городах, поэтому количество человек соответствующее. Так, например, конференц залы в Одессе или любом другом крупном городе должны быть достаточно вместительными (важно оставить место еще и для техники).

Зал должен быть хорошо оборудован в техническом плане - звук, проектор, колонки, мониторы. Важно проверить работоспособность техники заранее. Желательна звукоизоляция. Должно быть хорошее освещение.

Важную роль играет месторасположение. Мало кому захочется ехать далеко за город. Если не удается арендовать помещение в центре города, можно воспользоваться зданиями и в спальных районах. Главное, чтобы они находились не слишком далеко. Места для парковки, наличие вблизи остановок или вокзалов, заведений общественного питания - все это тоже очень важно.

Если на презентацию или прием приглашены иностранные партнеры, следует позаботиться о дополнительных услугах. К ним относятся кулеры с водой, возможность забронировать билеты, охраняемая парковка, обеды и десерты.

Наконец, важна чистота и само оформление зала. Яркие кричащие цвета в отделке будут отвлекать внимание и даже раздражать. А слишком пастельные оттенки создают сонное настроение.