Правила организации бизнес-конференции

Бизнес-конференция – это прекрасная возможность заявить о компании или закрепить приобретённый статус, познакомить потенциальных клиентов со своей продукцией, приобрести новых партнёров и поделиться накопленным опытом с коллегами. Всё больше компаний считают выгодным вложением проведение собственных конференций на постоянной основе. Как же правильно организовать это мероприятие?

Первое, что нужно сделать – провести опрос возможных партнёров и

• Сформировать видение.

Для этого дайте себе чётко сформулированный ответ на следующие вопросы:

1. Какая информация будет представлена.
2. Кому она будет интересна.
3. Какие новые возможности предоставит это мероприятие для компании.
4. Какими средствами будет оплачена конференция.
5. Какова конечная цель её проведения.

Ответ на эти вопросы даст возможность определиться с:

• масштабами форума – временем проведения, количеством приглашенных гостей, партнёров, спикеров;
• расходами и источниками денежных средств – фонды компании, доходы от рекламы на конференции, или оплачиваемая регистрация участников;
• количеством мероприятий, которые будут проводиться в рамках основного события – семинары, бизнес тренинги, дискуссии, рекламные акции, нетворкинги)

После того, как Ваши цели и возможности их достижения стали чётко видны, наступает второй этап:

• Подготовка конференции.

1. Детально разработайте программу конференции, обязательно учитывая возможные накладки со временем и рекламные акции партнёров.
2. Выберите время проведения, принимая во внимание аналогичные мероприятия, которые могут планироваться на то же время.
3. Пригласите спикеров. (Только после этого активизируйте рекламную компанию, опираясь на их авторитет и профессионализм).
4. Продвигайте информацию о конференции через различные каналы – СМИ, социальные сети, полиграфическую продукцию.
5. Разошлите персональные приглашения. Люди, не планировавшие посетить ваш форум, могут прийти, оценив знак внимания с Вашей стороны.

А теперь наступает самый ответственный этап:

• Организация конференции.

Определитесь с местом проведения. Это может быть актовый зал общеобразовательного заведения, или конференц-зал в отеле. Первый вариант дешевле, но Вам придётся самостоятельно обеспечить установку необходимой аппаратуры, питание участников и жильё для прибывших делегатов.

А отели, принимающие такие мероприятия,  как правило, берут все эти вопросы на себя. Кроме основного зала, отели предоставляют дополнительные переговорные комнаты для деловых встреч в ходе проведения конференции. Цены очень разные, зависят от класса гостиницы и спектра предоставляемых услуг. Успех конференции во многом зависит от удачно выбранного места проведения и качества обслуживания.

• Информационное сопровождение.

Распространяйте информацию не рекламного характера о мероприятии до, во время и после проведения, тем самым Вы сформируете впечатление о компании и проводимым ею мероприятиям, которое вы желаете произвести в обществе.

Помните, что успешная бизнес-конференция – это неоценимый вклад в развитие Вашего бизнеса!

Статья предоставлена компанией Edem Resort