Современные технологии в делопроизводстве

Современные курсы секретарей всегда включают в себя не только правила оформления документов, но и методы использования в профессиональной деятельности современных информационных технологий. Практически во всех офисах подготовка и печать документов различного рода осуществляется с помощью компьютера, и это вносит свои коррективы в правила и нормативы, оставшиеся со времён, когда документы были по большей части машинописными. Форма документа всегда является довольно консервативной, поэтому, хотя применение современных технологий не приводит к радикальным изменениям, учитывать его всё же необходимо.

Большинство документов оформляется на бумаге стандартных форматов А4 и А5, и именно эти форматы должны служить основой для создания шаблонов документов различных типов. Создание набора шаблонов для часто используемых типов документов является одним из мощных средств оптимизации документооборота в офисе, поскольку оно позволяет ускорить процесс создания документов и избежать большого числа ошибок и опечаток при вводе повторяющейся информации.

Предварительным этапом для создания набора шаблонов является разработка бланка организации. Оно включает в себя полное название организации, некоторую информацию о ней, а также может содержать эмблему организации. Исключением здесь являются бланки, содержащие изображение российского герба: они могут быть только заказаны в типографии, а не распечатаны на принтере. Кроме того, в типографии заказываются бланки для документов особой ценности, чтобы снизить вероятность подделки. Что касается информации об организации (особенно на бланках для писем), она должна включать в себя не только привычные данные об адресе и телефонах, но и адрес электронной почты, а также ссылку на сайт компании, при его наличии.

Также современные курсы секретарей обязательно должны включать в себя обучение работе с различными системами, служащими для организации и оптимизации документооборота. Эффективной мерой оптимизации является создание базы данных корреспондентов фирмы. Это позволяет ускорить рассылку писем, особенно при необходимости рассылки однотипной корреспонденции по многим адресам.

Кроме того, существуют системы, облегчающие обработку документа, в создании которого участвуют одновременно несколько сотрудников. Они осуществляют последовательную рассылку документа, с фиксацией исправлений, дополнений и рекомендаций, которые вносит каждый участник, с возможностью последующего обсуждения и согласования. При этом для ещё большей оптимизации обработки документа могут быть разработаны специфические для документов того или иного типа схемы маршрутизации. Это списки инстанций, отделений или сотрудников, которые принимают участие в рассылке и обработке данного документа в соответствии с заданным регламентом алгоритмом.

Что касается утверждения документов, разрабатываемых с использованием современных технологий, курсы секретарей указывают на всё более широкое использование так называемой электронной подписи. Это компьютерная программа, которая основана на особой криптографической методике открытых ключей и служит для подтверждения подлинности документов, пересылаемых в электронном виде. Однако использование такой подписи с внешними партнёрами требует предварительной договорённости о её признании, а также обмена ключами и программными средствами для проверки подлинности подписи. Юридическая сила электронной подписи признаётся современным российским законодательством при соблюдении режима её испльзования.

Статья предоставлена Центром профессионального обучения "Столица"